AFWdigital: Dez. ´22 – Dez ´23 

Mit dem Investitionsförderungsbeginn von ZUKUNFTSSTARK des Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg im Dezember 2022, konnten wir unsere ersten Schritt im Transformationsprozess mit dem Arbeitstitel AFWdigital starten. Ziel war es, durch das Förderprogramm die Kulturinstitution auf den aktuellsten Stand im Bereich der Digitalisierung zu befördern. Mithilfe externer Experten und lehrreichen Workshops eigneten wir uns agile Arbeitstechniken und effiziente digitale Tools, wie die Kommunikations- und Projektmanagementprogramme Slack und Zenkit. Auch die Bereiche der Buchhaltung und der Personalverwaltung wurden durch die Einführung der Systeme e2n und DATEV Unternehmen online tiefgreifend umgewälzt. Die Workshops hatten dabei das Ziel, unser Team bereichsübergreifend zu stärken, Problematiken zu reflektieren und anzugehen sowie erste Visionen für die Zukunft der Alten Feuerwache festzuhalten.

• Slack: Slack ist unsere cloudbasierte Kommunikationszentrale. Mit Hilfe von Slack können wir uns in (Klein-)Gruppen oder privat in Echtzeit austauschen, ob per Chat oder Call. Die Plattform hat uns geholfen, intern die Kommunikationsprozesse zu verkürzen und effizienter zu gestalten, sowie Termine und Events in kürzester Zeit mit allen zu teilen. Die Funktion der Channels unterstützt dabei verstärkt die Kommunikation der einzelnen Bereiche und erleichtert verschiedenste Prozesse, wie bspw. die des On-Boardings neuer Kolleg*innen.
• Zenkit: Zenkit ist für unsere alltägliche Arbeitsroutine besonders wertvoll. Durch dieses Programm wissen wir sofort, welche To-Dos noch ausstehen, wann Deadlines fällig sind und wann unsere Kolleg*innen in Calls oder außer Haus sind. Mit dieser Verbesserung im Bereich des Projektmanagements haben wir lästige Zeitfresser beseitigt und können uns effektiver mit der Eventgestaltung für unsere Besucher*innen befassen.
• e2n: Die Personalverwaltung wurde durch die Einführung von e2n vollends digitalisiert und transparent gestaltet. Auf Seiten der Personalverwaltung spart das nicht nur eine Unmenge an Papier, sondern auch an Zeit und ermöglicht eine zentrale und erleichterte Weise der Personalregistrierung sowie Lohn- und Gehaltsübersicht. Auch für unsere Mitarbeitenden außerhalb der Personalverwaltung ergeben sich Vorteile in Form der einfachen Arbeitszeiterfassung sowie Urlaubs- und Schichtverwaltung.
• DATEV Unternehmen online: DATEV ist unsere ideale Lösung für die Organisation und rechtskonforme Verwaltung von Rechnungen und Diese Prozesse wurden somit zum Großteil papierlos gestaltet und optimierten Rechnungswege in unserem Haus.

Leitbild: Dez. ´23

Das Leitbild der Alten Feuerwache Mannheim dient als Fenster in die Seele unseres Kulturzentrums. Das Leitbild zählt hierbei als Konsequenz unseres AFWdigital-Prozesses. Durch den Prozess realisierten wir, dass unsere internen Strukturen aufgearbeitet und sensibilisiert werden mussten. Unser Leitbild ist somit der Kern unserer Werte und Ziele, die wir als Team gemeinsam definiert haben. Somit dient das Leitbild nicht zur Präsentation der ersten Ergebnisse des Transformationsprozesses, sondern soll die Teammitglieder*innen, Partner*innen und Besucher*innen der Alten Feuerwache stetig an unsere Werte und Visionen und unsere Handlungsmotive erinnern.